Hauptprozesse werden in einer sogenannten Prozesslandkarte abgebildet. Die Prozesse werden dabei den drei Prozesskategorien Kernprozesse, unterstützende Prozesse und Führungsprozesse zugeordnet. Die Abbildung in der Vorlage zeigt ein Beispiel einer Prozesslandkarte eines Schornsteinfegers. Die Prozesse werden aus der Vogelperspektive aus strategischer Sicht des Unternehmens betrachtet. Dabei ist es auf der einen Seite wichtig, die Prozesse zunächst so zu erfassen, wie sie sich nach dem gegenwärtigen Selbst- und Prozessverständnis im Unternehmen darstellen. Zugleich gilt es, bereits an dieser Stelle klare Unterscheidungen und Zuordnungen hinsichtlich der drei Prozesskategorien zu treffen.

Auf der Basis einer Prozesslandkarte wird die Beteiligung von Funktionseinheiten an den Hauptprozessen erhoben. Dies kann in Form einer Matrixabfrage erfolgen. Dazu können Sie die beigefügte Vorlage „Beteiligungsmatrix” nutzen.

Ein Hauptprozess setzt sich in der Regel aus mehreren Teilprozessen zusammen. Teilprozesse dienen der Vereinfachung, sei es zum Zweck der Standardisierung oder der Übersichtlichkeit der Darstellungen. Sie liefern den inhaltlichen Rahmen, in dem die eigentliche Prozessmodellierung erfolgt. Teilprozesse lassen sich mittels Wertschöpfungskettendiagramm (WKD) auf der nächsten Ebene der Prozesslandkarte (Ebenenkonzept) grafisch darstellen. Die Vorlage zeigt am Beispiel des Lieferantenmanagements ein Wertschöpfungskettendiagramm. Zur Abgrenzung der Prozesse wird der Input und Output des Teilprozesses bestimmt. Weiterhin bedarf es der Beschreibung des Prozesszwecks (Was soll mit diesem Prozess erreicht werden?). Abhängig vom gewünschten Detaillierungsgrad können diese Teilprozesse weiter in untergeordnete Detailprozesse aufgegliedert werden.

Mithilfe von Flussdiagrammen lassen sich die Abläufe und Tätigkeiten der Teilprozesse darstellen. Ein lineares Flussdiagramm ist geeignet für die Darstellung eines Teilprozesses, der in einer funktionalen Einheit bearbeitet wird. Die Vorlage zeigt am Beispiel einer Reklamationsbearbeitung ein lineares Flussdiagramm, das Ihnen als Visiodatei zur Verfügung steht.

Sollen Beziehungen zwischen Teilprozesse, deren Tätigkeiten und Aufgaben und der Ablauforganisation dargestellt werden, kann dazu ein Prozess-Organisations-Diagramm (PO-Diagramm) eingesetzt werden.Ein Prozess-Organisations-Diagramm zeigt die Beteiligung der funktionalen Organisationseinheiten an einem Teilprozess auf und benennt die von den verschiedenen Organisationseinheiten geleisteten Tätigkeiten/Aufgaben. Ein PO-Diagramm eignet sich insbesondere zur Analyse von Schnittstellen. Vorteil dieser Darstellungsform ist die Visualisierung von Prozessschleifen und umständlichen Prozessabläufen. So lassen sich im Diagramm Schwachstellen und Verbesserungspotenziale wie zum Beispiel unnötige Schnittstellen, Wartezeiten, Doppelarbeiten, Medienbrüche, unzureichende Informationen oder Qualifikationen oder nicht definierte Zuständigkeiten hinterlegen. Die Vorlage zeigt in einem solchen Diagramm ein Negativbeispiel des Kernprozesses „Vertrieb”.