13239 6S-Methode
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Bei der aus Japan stammenden 6S-Methode handelt es sich um einen systematischen Ansatz zur Neuplanung oder Verbesserung von Arbeitsbereichen in sechs aufeinander folgenden Schritten. Die einfach zu erlernende und anzuwendende 6S-Methode ist ein wesentliches Element im Toyota-Produktionssystem und wird heute weltweit in Unternehmen verschiedener Branchen eingesetzt.
In diesem Beitrag lernen Sie die 6S-Methode kennen. Direkt einsetzbare Arbeitshilfen unterstützen Sie bei der Durchführung der Methode und der Inhouse-Schulung. Arbeitshilfen: von: |
1 Ziel und Kurzbeschreibung
Kurzbeschreibung
Die sechs Schritte der Methode sind entsprechend den japanischen Begriffe wie folgt zu übersetzen:
Die sechs Schritte der Methode sind entsprechend den japanischen Begriffe wie folgt zu übersetzen:
| • | Seiri = Aussortieren nicht benötigter Teile |
| • | Seiton = Aufräumen und Ordnung schaffen |
| • | Seiso = Arbeitsplatz sauber halten |
| • | Seiketsu = Zustand erhalten |
| • | Shitsuke = Selbstdisziplin üben |
| • | Shukan = Arbeitsroutine schaffen |
Da oftmals die letzten beiden Schritte zusammengefasst werden, ist die Methode auch als 5S-Methode bekannt.
Ziel
Das Ziel des Einsatzes der 6S-Methode besteht darin, Übersicht und Ordnung auf den Arbeitsplätzen und in deren Umgebung zu schaffen, um die Arbeitsproduktivität aller Mitarbeiter im Unternehmen zu steigern sowie nicht wertschöpfende Tätigkeiten weitestgehend zu eliminieren.
Das Ziel des Einsatzes der 6S-Methode besteht darin, Übersicht und Ordnung auf den Arbeitsplätzen und in deren Umgebung zu schaffen, um die Arbeitsproduktivität aller Mitarbeiter im Unternehmen zu steigern sowie nicht wertschöpfende Tätigkeiten weitestgehend zu eliminieren.
Anwendungsgebiet
Ursprünglich wurde die 6S-Methode überwiegend auf Arbeitsplätzen in der Produktion eingesetzt. Sie eignet sich jedoch auch zur Anwendung im Dienstleistungssektor. Allerdings ist die Durchführung der Methode wesentlich davon abhängig, ob es sich um Dienstleister mit Büro- und/oder Kundenbereichen, in denen überwiegend Informationen verarbeitet werden, handelt, z. B. Banken, Versicherungen, Unternehmensberatungen, Reiseveranstaltern oder Weiterbildungsanbieter, oder um Dienstleistungsanbieter, bei denen überwiegend nicht büroorientierte Aufgaben anfallen, z. B. um Instandhaltungsanbieter, Kfz-Werkstätten, Reinigungsunternehmen, Friseure, Schlüsseldienste, Wäschereien oder Krankenhäuser.
Ursprünglich wurde die 6S-Methode überwiegend auf Arbeitsplätzen in der Produktion eingesetzt. Sie eignet sich jedoch auch zur Anwendung im Dienstleistungssektor. Allerdings ist die Durchführung der Methode wesentlich davon abhängig, ob es sich um Dienstleister mit Büro- und/oder Kundenbereichen, in denen überwiegend Informationen verarbeitet werden, handelt, z. B. Banken, Versicherungen, Unternehmensberatungen, Reiseveranstaltern oder Weiterbildungsanbieter, oder um Dienstleistungsanbieter, bei denen überwiegend nicht büroorientierte Aufgaben anfallen, z. B. um Instandhaltungsanbieter, Kfz-Werkstätten, Reinigungsunternehmen, Friseure, Schlüsseldienste, Wäschereien oder Krankenhäuser.
2.1 Vorbereitende Aktivitäten
Obwohl es in vielen Unternehmen Um- und Restrukturierungen gegeben hat, ist immer wieder zu beobachten, dass Arbeitsbereiche nur unzureichend organisiert sind. Dies führt dazu, dass die angestrebten Produktivitätsziele nicht erreicht werden können, da Arbeitszeit unnötigerweise verschwendet wird. Nicht selten führt das zu erheblichen Produktivitätseinbußen. So lassen sich Arbeitsbereiche oftmals durch folgende Merkmale beschreiben:
| • | Sie sind nicht selten verschmutzt. |
| • | Es herrscht Unordnung bei Dokumenten, Dateien, Werkzeugen und Arbeitsmaterialien. |
| • | Lange Wege oder überlastete Geräte, z. B. zentrale Kopierer, führen zu unnötig langen Wartezeiten. |
| • | Es herrscht eine Informationsüberflutung durch zu viele E-Mails, insbesondere in „CC”. |
| • | Meetings sind zu lang oder gar überflüssig. |
| • | Es werden unnötige Aktenbestände geführt. |
| • | Arbeitsvorgänge werden unvollständig bearbeitet. |
| • | Dokumente werden nicht einheitlich abgelegt. |
| • | Es werden keine Standards verwendet, z. B. Vordrucke. |
| • | Mitarbeiter sind nicht ausreichend qualifiziert. |
| • | Die Motivation bei den Mitarbeitern lässt nach mit der Folge einer sinkenden Dienstleistungsqualität. |
| • | Die Kundenzufriedenheit schwindet. |
Um diesen Zustand zu verbessern, empfiehlt sich der systematische Einsatz der 6S-Methode. Abbildung 1 zeigt die Arbeitsschritte der Methode, der insgesamt drei Phasen zugeordnet werden können.
6S-Organisation
Bevor mit der 6S-Methode begonnen werden kann, sollte zunächst ein Beauftragter von der Unternehmensleitung benannt werden, der die 6S-Aktivitäten koordiniert. Durchgeführt werden sollte die 6S-Methode möglichst von den Mitarbeitern selbst, z. B. in regelmäßig stattfindenden Workshops, da so deren Eigeninitiative gefördert wird. In unübersichtlichen, komplexen Arbeitsbereichen kann es jedoch sinnvoll sein, die Durchführung der Methode von Externen begleiten zu lassen, z. B. von einem externen Berater.
Bevor mit der 6S-Methode begonnen werden kann, sollte zunächst ein Beauftragter von der Unternehmensleitung benannt werden, der die 6S-Aktivitäten koordiniert. Durchgeführt werden sollte die 6S-Methode möglichst von den Mitarbeitern selbst, z. B. in regelmäßig stattfindenden Workshops, da so deren Eigeninitiative gefördert wird. In unübersichtlichen, komplexen Arbeitsbereichen kann es jedoch sinnvoll sein, die Durchführung der Methode von Externen begleiten zu lassen, z. B. von einem externen Berater.
2.2 Aussortieren nicht benötigter Teile (Seiri)
Wichtiges von Überflüssigem trennen
Bei der Durchführung der 6S-Methode geht es in einem ersten Schritt darum, wichtige, also immer wieder benötigte Gegenstände von überflüssigen zu trennen. Bei derartigen Gegenständen handelt es sich z. B. um nicht mehr funktionsfähige Werkzeuge, unnötig hohe Bestände an Teilen, z. B. Ersatzteilen und Schrauben, in einer Instandhaltungsabteilung. Ziel im Office-Bereich ist es insbesondere, nicht mehr benötigte Formulare und Dokumente, aber auch obsolete elektronische Ordner und Dateien auszusortieren bzw. zu vermeiden. So können insbesondere stark gefüllte Aktenordner ein Indiz für Überflüssigkeit sein. Auch in übervollen E-Mail-Postfächern sind oftmals nicht (mehr) alle Mails relevant. Darüber hinaus sollten klare Serverstrukturen geschaffen werden, um Ablagen zu erleichtern.
Bei der Durchführung der 6S-Methode geht es in einem ersten Schritt darum, wichtige, also immer wieder benötigte Gegenstände von überflüssigen zu trennen. Bei derartigen Gegenständen handelt es sich z. B. um nicht mehr funktionsfähige Werkzeuge, unnötig hohe Bestände an Teilen, z. B. Ersatzteilen und Schrauben, in einer Instandhaltungsabteilung. Ziel im Office-Bereich ist es insbesondere, nicht mehr benötigte Formulare und Dokumente, aber auch obsolete elektronische Ordner und Dateien auszusortieren bzw. zu vermeiden. So können insbesondere stark gefüllte Aktenordner ein Indiz für Überflüssigkeit sein. Auch in übervollen E-Mail-Postfächern sind oftmals nicht (mehr) alle Mails relevant. Darüber hinaus sollten klare Serverstrukturen geschaffen werden, um Ablagen zu erleichtern.
„Rote Karte”
Ein wichtiges Hilfsmittel für das Sortieren ist die „Rote Karte”. Dabei handelt es sich um rote Klebezettel oder -punkte, die auf alle haptischen Gegenstände geklebt werden, deren Nutzungshäufigkeit momentan noch nicht abgeschätzt werden kann. Die markierten Gegenstände werden dann für einen bestimmten Zeitraum, z. B. für drei Wochen, in einem gesonderten Bereich abseits des Arbeitsplatzes eingelagert. Erfolgt in diesen drei Wochen kein Zugriff auf diese Gegenstände, so sind sie als überflüssig einzustufen. In ähnlicher Weise kann im Office-Bereich mit veralteten Dateien umgegangen werden, die seit längerer Zeit nicht mehr geöffnet worden sind.
Ein wichtiges Hilfsmittel für das Sortieren ist die „Rote Karte”. Dabei handelt es sich um rote Klebezettel oder -punkte, die auf alle haptischen Gegenstände geklebt werden, deren Nutzungshäufigkeit momentan noch nicht abgeschätzt werden kann. Die markierten Gegenstände werden dann für einen bestimmten Zeitraum, z. B. für drei Wochen, in einem gesonderten Bereich abseits des Arbeitsplatzes eingelagert. Erfolgt in diesen drei Wochen kein Zugriff auf diese Gegenstände, so sind sie als überflüssig einzustufen. In ähnlicher Weise kann im Office-Bereich mit veralteten Dateien umgegangen werden, die seit längerer Zeit nicht mehr geöffnet worden sind.