4.2 Neues, Ergänzendes, Alternativen – einen Versuch wert
Werfen wir nun einen Blick auf die Methoden (s. Abbildung 2), die gerade ihren Einzug in die Auditwelt halten. In der Regel sind die im Folgenden aufgeführten Methoden alle besonders geeignet, den Auditpartner stärker einzubinden, die Perspektive auf das Audit zu verändern und sich stärker auf das vorhandene Wissen und wie man es nutzen kann, zu fokussieren.
Neues wagen
Folgende Methoden haben bereits in vielen Unternehmen Einzug gehalten:
Folgende Methoden haben bereits in vielen Unternehmen Einzug gehalten:
| • | Hospitation:Gehen Sie als Auditor außerhalb des Audits – zur Vorbereitung oder zum besseren Prozessverständnis – in den zu auditierenden Bereich und laufen dort im „Tagesgeschäft” mit. Dies fördert das Wissen des Auditors, aber auch das Klima zwischen den Auditparteien. |
| • | Stellvertreter-Audit:Diese Methode eignet sich u. a. dort, wo der Eindruck entsteht, „alles läuft doch prima”. Man kennt den Verantwortlichen, der oft auch eine hohe Routine bzgl. der Audits hat. Nun wählt sich der Auditor bewusst den Stellvertreter als Gesprächspartner im Audit. Dies bringt häufig Erkenntnisse darüber, wie gut und weitreichend Vertreterreglungen sind, wie diese gelebt werden, ob es Teilprozesse gibt, die stark personengebunden sind, u. Ä. |
| • | Workshops, z. B. für Schnittstellen:Hier wechselt der Auditor seine Rolle und wird zum Moderator. Besonders geeignet, um z. B. interne Kunden und interne Lieferanten eines vorher festgelegten Prozesses zusammenzubringen und den bestehenden Prozess zu durchleuchten. Der Auditor hat hier die Aufgabe, ein Gespräch zwischen den Beteiligten in Gang zu bringen. In der Regel entstehen positive Rückmeldungen über Funktionierendes und häufig auch Maßnahmen zur Optimierung, welche durch den Auditor festgehalten werden. |
| • | Blitzaudits:Obwohl Auditoren in ihrer Ausbildung und Praxis immer wieder auf die Bedeutung der (Zeit-)Planung hingewiesen werden, kann ein Abweichen hiervon durchaus Sinn machen:Beim Blitzaudit geht der Auditor unangemeldet ins Audit. Dies ist besonders dazu geeignet, in der laufenden Arbeitspraxis die täglichen Störfaktoren und Reibungspunkte zu sehen.Wichtig: Weil das Blitzaudit unangekündigt geschieht, darf es nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen, da es sonst als Störung oder Belastung erlebt wird. |
| • | Quizmethode:Diese Methode startet schon in der Auditvorbereitung. Gerade wenn es um immer wiederkehrende Konformitätsprüfungen geht, kann man Spaß und Schwung in die Situation bringen, indem sich der Auditor Fragen zu den vorliegenden Dokumenten, Richtlinien, Prozessen etc. überlegt. Im Audit werden die Anwesenden dazu in zwei Teams eingeteilt und „spielen gegeneinander”. Machen Sie die Regeln vorher transparent, sammeln Sie die Punkte und/oder loben Sie am Ende einen Preis aus (eine Packung Schokoriegel für den Gewinner, einen Trostpreis für den Zweiten). |
Gerade mit Blick auf die letzte Methode ist es noch einmal wichtig zu erwähnen, dass diese Ansätze ein partnerschaftliches Grundverständnis voraussetzen, ansonsten ist die Gefahr des „Vorgeführt-Werdens” groß.
