05310 Mit Wiki-Technologie zu „gelebten” Managementsystemen
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Prozessorientierte Managementsysteme, z. B. Qualitäts-, Umwelt- oder Integrierte Managementsysteme, gehören heute in der einen oder anderen Form zum Standard in vielen Unternehmen. Die häufig durch spezielle Software unterstützten Systeme wurden mit z. T. großem Aufwand eingeführt und nach einschlägigen Normen, z. B. ISO 9001, zertifiziert. Es ist jedoch zu beobachten, dass viele dieser Managementsysteme von den Mitarbeitern nur unzureichend genutzt werden – sie werden nicht „gelebt”.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie ein prozessorientiertes Managementsystem mithilfe von Wiki-Technologie so ausgestalten können, dass es von den Mitarbeitern als nutzbringendes Werkzeug akzeptiert und im Alltag effektiv eingesetzt wird. von: |
1 Theorie und Praxis der Managementsysteme
Theorie
Prozessorientierte Managementsysteme sollen im Wesentlichen drei Funktionen erfüllen:
Prozessorientierte Managementsysteme sollen im Wesentlichen drei Funktionen erfüllen:
| • | Erstens dienen sie als Führungsinstrument, um die richtigen Veränderungen im Unternehmen souverän umsetzen zu können, Prozesse zu harmonisieren und zu stabilisieren. |
| • | Zweitens konservieren sie organisatorisches Erfahrungswissen im Sinne der Best Practice und machen es den Mitarbeitern in komprimierter Form zugänglich. |
| • | Drittens ermöglichen sie Zertifizierungen und dienen als Nachweis, dass die Organisation ihre Prozesse beherrscht. |
Praxis
So weit die Theorie. In der Praxis erfüllen Managementsysteme jedoch häufig nur die 3. Funktion, die Zertifizierbarkeit. Ansonsten bilden sie die Organisation mal besser, mal schlechter ab und werden meist „nicht gelebt”. Nicht gelebt bedeutet, dass das Managementsystem, korrekter die Dokumentation des Managementsystems, nicht Gegenstand der täglichen Arbeit ist. Sie dient also weder als Informationsquelle noch als Dokumentationswerkzeug.
So weit die Theorie. In der Praxis erfüllen Managementsysteme jedoch häufig nur die 3. Funktion, die Zertifizierbarkeit. Ansonsten bilden sie die Organisation mal besser, mal schlechter ab und werden meist „nicht gelebt”. Nicht gelebt bedeutet, dass das Managementsystem, korrekter die Dokumentation des Managementsystems, nicht Gegenstand der täglichen Arbeit ist. Sie dient also weder als Informationsquelle noch als Dokumentationswerkzeug.
Starre Systeme
Die Erfahrungen aus vielen Beratungsprojekten zeigen, dass es häufig die eher starren Systeme sind, die in den Unternehmen als Fremdkörper empfunden werden. Unter starren Systemen sind die – zum Glück aussterbenden – Papierversionen der Prozessdokumentation, aber auch HTML-Versionen oder Lotus-Notes-Datenbanken zu verstehen. Der häufigste Fall im deutschen Mittelstand sind Office- oder MS-Visio-Dateien, abgelegt in einer Ordnerstruktur, oft als unveränderliches PDF-Dokument. Die Gestaltung des Managementsystems ist dann meist die Aufgabe einer kleinen Personengruppe oder gar einer einzelnen Person, die das organisatorische Wissen über die Aufbau- und Ablaufstruktur zusammenträgt und den Wissensträgern wieder verfügbar macht. Bei dieser Form der Dokumentation agiert die Personengruppe oder die einzelne Person (meist ein Qualitäts- oder Prozessmanager) als besserer Sekretär bei der Abbildung realer Prozesse. Welche Verschwendung einer hochwertigen Ressource!
Die Erfahrungen aus vielen Beratungsprojekten zeigen, dass es häufig die eher starren Systeme sind, die in den Unternehmen als Fremdkörper empfunden werden. Unter starren Systemen sind die – zum Glück aussterbenden – Papierversionen der Prozessdokumentation, aber auch HTML-Versionen oder Lotus-Notes-Datenbanken zu verstehen. Der häufigste Fall im deutschen Mittelstand sind Office- oder MS-Visio-Dateien, abgelegt in einer Ordnerstruktur, oft als unveränderliches PDF-Dokument. Die Gestaltung des Managementsystems ist dann meist die Aufgabe einer kleinen Personengruppe oder gar einer einzelnen Person, die das organisatorische Wissen über die Aufbau- und Ablaufstruktur zusammenträgt und den Wissensträgern wieder verfügbar macht. Bei dieser Form der Dokumentation agiert die Personengruppe oder die einzelne Person (meist ein Qualitäts- oder Prozessmanager) als besserer Sekretär bei der Abbildung realer Prozesse. Welche Verschwendung einer hochwertigen Ressource!
