Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung und damit für alle KVP-Projekte bildet der sich immer wiederholende PDCA-Zyklus. Abbildung 2 stellt den Zusammenhang zwischen dem PDCA-Zyklus und der Durchführung von Projekten dar.

Damit wird ersichtlich, dass die Anwendung des PDCA-Zyklus im Projektmanagement eine kontinuierlich fortschreitende Optimierung zur Folge hat, die sich günstig auf die Abläufe und Ergebnisse auswirkt.

Die Anwendung agiler Techniken in den einzelnen Phasen des PDCA-Zyklus kann die effektive Zusammenarbeit innerhalb von Projekten und auch in der täglichen Anwendung erheblich verbessern.

Im Gegensatz zu klassischen Projekten werden agile Projekte iterativ und inkrementell durchgeführt. Bei der Agilität bedeutet Iteration, dass ein Produkt schrittweise entwickelt wird und inkrementell, dass mit jeder Iteration, die durchlaufen wird, eine oder mehrere zusätzliche Funktionen hinzugefügt werden. Ein Inkrement ist demnach ein Teilprodukt, das während einer Iteration entsteht. Inkremente bauen aufeinander auf, und bereits verabschiedete Eigenschaften und Anforderungen sind in dem aktuellen und allen späteren Inkrementen enthalten. Dieser Punkt ist für den Kunden äußerst wichtig, da er sichergehen kann, dass alle positiven Entwicklungen nicht verloren gehen. Das heißt, dass jede Iteration ein auslieferbares Ergebnis vorweist, das auf dem Ergebnis des vorhergehenden Schritts aufbaut, und damit jedes Inkrement (Teilprodukt) einen Wert für den Kunden darstellt.

Querschnittsfunktion
In den einzelnen Phasen des PDCA-Zyklus können, wie eingangs schon erwähnt, agile Techniken eingesetzt werden. Es gibt aber auch agile Techniken, die in einer oder mehreren Phasen Anwendung finden. Sie haben eine sogenannte „Querschnittsfunktion” [9] (s. Abbildung 3).

Phase Plan
Auch bei der Anwendung agiler Techniken müssen Planungen entgegen vielen Erwartungen durchgeführt werden. Allerdings ist der Planungshorizont wesentlich kürzer, um flexibel bleiben (zu können) und Änderungen schnell umsetzen zu können. In dieser Phase werden Rahmenbedingungen für die Umsetzungsphase festgelegt und formale Aspekte vereinbart, wie z. B., wann eine Aufgabe als erledigt eingestuft werden kann oder über welche Spalten das Taskboard verfügen soll.

Für die Planung können User-Storys, Burn-Down-Charts, Definition of Done und Work-in-Progress-Limits genutzt werden.

Mit Einsatz dieser Techniken ist der Grundstein für die Durchführung eines QM-Projekts gelegt.

Phase Do
Nachdem die Planung durchgeführt wurde, erfolgt in aller Regel eine Priorisierung der anstehenden Aufgaben [9].

In dieser Phase ist das Taskboard sehr hilfreich sowie die Daily-Stand-up und das Time-Boxing.

Nun muss „agil” gearbeitet werden. Das bedeutet das von einem Team Selbstorganisation, Transparenz und ein regelmäßiger Austausch gefordert wird. Diese Phase hat das alleinige Ziel dem Kunden punktgenau ein funktionsfähiges Inkrement (intern oder extern) vorstellen zu können, um weitere Abstimmungen vorzunehmen [10].

Phase Check
Nach dem Do wird in der Checkphase eine Evaluierung vorgenommen, die sich zum einen z. B. auf klassische Ursachenanalyse bezieht, um Fehler bei der Produktqualität aufzudecken und z. B. auf die agile Technik Retrospektive, die die Zusammenarbeit des Teams, die Durchführung der Aufgaben sowie den gesamten Verbesserungsprozess durchleuchtet. Die Prüfungen in dieser Phase dienen dazu, frühzeitig etwaige Anpassungen vornehmen zu können, die das Team gemeinsam mit dem Kunden (intern oder extern) anhand der vorliegenden Ergebnisse bespricht [10].

Phase Act
Die Phase Act des PDCA-Zyklus, wird nach jeder Iteration durchgeführt, um die Erkenntnisse in der nächsten Iteration anwenden zu können. Das heißt, sie wird nicht erst ganz zum Schluss wie im klassischen Projektmanagement durchgeführt [9].