13241 Kommunikationsplan
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Der Kommunikationsplan ist ein Instrument, um die Informationsverteilung und Gesprächsbedarfe rund um ein QM-Projekt vorausschauend zu strukturieren. Bei seiner Erstellung wird festgelegt, zu welchen Themen mit welchen interessierten Parteien (Stakeholder) über welche Kanäle zu welchen Zeitpunkten kommuniziert wird und zudem, wer die Kommunikation durchführt.
In der ISO 9001 wird im Normkapitel 7.4 eine „Bestimmung” der Kommunikation zum Qualitätsmanagementsystem gefordert, wie sie durch einen Kommunikationsplan erfüllt werden kann. Untersuchungen zeigen zudem, dass Projekte, wie z. B. Verbesserungsvorhaben, häufig an mangelnder Kommunikation scheitern.
Dieser Beitrag beschreibt den grundsätzlichen Aufbau des Kommunikationsplans. Es wird dargestellt, welche Kommunikationskanäle existieren und wann diese genutzt werden können. Mit jedem Kanal sind typische Vor- und Nachteile verbunden, diese werden für eine individuelle Abwägung jeweils gegenübergestellt. Der Beitrag enthält Hinweise für die Erstellung des Kommunikationsplans ausgehend von der Stakeholderanalyse sowie der RACI-Matrix. Erfolgsfaktoren der Anwendung runden die Ausführungen ab. Arbeitshilfen: von: |
1 Kurzbeschreibung Kommunikationsplan
Problemstellung
Qualitätsverbesserungen sind typische Veränderungsprojekte: Es soll etwas punktuell verbessert oder beispielsweise auch ein komplettes Qualitätsmanagementsystem eingeführt werden. Von einem Projekt wird immer dann gesprochen, wenn es sich um eine klar definierte Sonderaufgabe handelt, die aus der Routine der Beteiligten fällt und dedizierte Ressourcen, wie z. B. eine eigens gebildete Projektgruppe erfordert. QM-Verbesserungsvorhaben erfüllen diese Definition und sind daher als Projekt zu betrachten.
Qualitätsverbesserungen sind typische Veränderungsprojekte: Es soll etwas punktuell verbessert oder beispielsweise auch ein komplettes Qualitätsmanagementsystem eingeführt werden. Von einem Projekt wird immer dann gesprochen, wenn es sich um eine klar definierte Sonderaufgabe handelt, die aus der Routine der Beteiligten fällt und dedizierte Ressourcen, wie z. B. eine eigens gebildete Projektgruppe erfordert. QM-Verbesserungsvorhaben erfüllen diese Definition und sind daher als Projekt zu betrachten.
Projekte scheitern oft an mangelnder Kommunikation
Projekte scheitern oftmals an mangelnder Kommunikation. Dies umfasst Fälle, in denen Mitarbeiter benötigte Informationen nicht, zu spät oder nicht in der gebotenen Güte erhalten. Zudem sind damit die Fälle gemeint, in denen am QM-Projekt interessierte Parteien nicht angemessen informiert werden.
Projekte scheitern oftmals an mangelnder Kommunikation. Dies umfasst Fälle, in denen Mitarbeiter benötigte Informationen nicht, zu spät oder nicht in der gebotenen Güte erhalten. Zudem sind damit die Fälle gemeint, in denen am QM-Projekt interessierte Parteien nicht angemessen informiert werden.
Ein Beispiel verdeutlicht dies: Ein Projektteam entwickelt eine eigene Intranet-Weblösung, mit der Verbesserungsideen eingereicht werden können. Die Software wird planmäßig ausgerollt, doch ein halbes Jahr später zeigt sich, dass kaum Ideen per Web übermittelt werden. Stattdessen werden deutlich mehr Ideen nach wie vor per Mail an das Ideenmanagement eingereicht. Der Erfolg des Projektes wird in Frage gestellt. Eine nun durchgeführte Befragung der Absender ergibt, dass diese die Intranet-Weblösung gar nicht kannten: „Das hat man mir nicht gesagt, es gab auch kein Rundschreiben.”
